Bucuresteanu Alin
INVITAȚIE DE PARTICIPARE/CERERE DE OFERTĂ nr. 519/09.11.2021
privind achiziția de Servicii de Organizare a 12 evenimente transfrontaliere pe piața muncii, în cadrul proiectului cu titlul „Enhancing co-operation between chambers to improve employment in Satu Mare and Szabolcs-Szatmár-Bereg county” – „Intensificarea cooperării dintre camere în vederea îmbunătațirii ocupării în județele Satu Mare și Szabolcs-Szatmár-Bereg“ , având cod eMS ROHU370, finanțat din Programul INTERREG V-A România-Ungaria
- Introducere
Pentru implementarea proiectului „Enhancing co-operation between chambers to improve employment in Satu Mare and Szabolcs-Szatmár-Bereg county” – „Intensificarea cooperării dintre camere în vederea îmbunătațirii ocupării în județele Satu Mare și Szabolcs-Szatmár-Bereg“, Camera de Comert si Industrie Satu Mare denumită în continuare CCIASM, în calitate de solicitant/partener, dorește să achiziționeze pentru activitățile incluse în proiect, serviciile de organizare evenimente transfrontaliere descrise mai jos. Prezenta cerere de ofertă conţine cerințele minime care trebuie respectate astfel încât potențialii ofertanţi să elaboreze oferta în funcţie de necesitățile achizitorului.
- Datele de identificare ale achizitorului
CAMERA DE COMERŢ, INDUSTRIE ŞI AGRICULTURĂ SATU MARE, cu sediul în localitatea Satu Mare, str. Decebal nr.4, telefon 0261-710790, fax 0261-715058, având cod unic de înregistrare RO 4376580, cont bancar nr. RO83 BACX 0000 0030 0793 4000 deschis la Banca Unicredit– Sucursala Satu Mare, reprezentată de doamna Culic Daniela – Director general.
- Sursa de finanțare
Contractul este finanțat din Programul INTERREG V-A România-Ungaria, conform contract nr. 49512/30.03.2020, cu implementare din data de 01.02.2020, pe parcursul a 24 luni.
- Procedura aplicată
Serviciile pentru atribuirea cărora se organizează prezenta procedură se vor achiziționa prin Procedura competitiva potrivit art 5.2 lit b. din Annex 4 Procedure 1 for Romanian private beneficiaries regarding the assignment of supplies, services and works contracts financed within Interreg V-A Romania-Hungary Programme. Procedura se va finaliza prin atribuirea unui contract de Servicii organizare evenimente transfrontaliere pe piața muncii
Tip achizitie: contract de servicii
- Obiectul contractului:
Servicii organizare evenimente transfrontaliere pe piața muncii
Codul de clasificare CPV:
79952000-2 Servicii pentru evenimente
79956000-0 -Servicii de organizare de târguri și expoziții
79611000-0 – Servicii de căutare de locuri de muncă
55520000-1 – Servicii de catering
- Descrierea serviciilor – Servicii organizare evenimente transfrontaliere pe piața muncii
Organizarea a 12 evenimente transfrontaliere pe piața muncii (4 târguri de locuri de muncă, 8 vizite la fabrică) în cadrul proiectului ROHU370 ENCOCH „Intensificarea cooperării dintre camere de comerţ şi meşteşuguri în vederea îmbunătățirii ocupării în județele Satu Mare și Szabolcs-Szatmár-Bereg“, în perioada Noiembrie 2021 – Iunie 2022. Planificarea evenimentelor se va face de comun acord între prestatorul de servicii si beneficiar,
Evenimente principale.
- Vizite la fabrică
Organizarea a 8 vizite la fabrică în timpul implementării proiectului.
Sarcini care trebuie îndeplinite de un furnizor extern de servicii:
Organizarea si implementarea vizitelor in fabrica pentru 5 persoane/ocazie.
Prestatorul asigură identificare și propunerea de firme pentru vizite /contactare firme selectate
Asigurarea catering in timpul evenimentului, astfel :
Se va asigura toata logistica necesara servirii mesei.
- 1 pauza cafea /zi; pauza de cafea va include: cafea (o cafea de persoana/pauza, mm. 250 ml), ceai (mm. 300 ml), zahar/indulcitor,lapte, apa plata si minerala (0,5 1/persoana);
- Bufet suedez cu produse calde si reci, diversificate inclusiv vegetariene și desert, inclusiv bauturi apa plata si minerală
- Produsele oferite trebuie să fie proaspete și suficiente pentru numărul estimat de participanți la eveniment.
- Debarasarea, strangerea si eliminarea deseurilor rezultate in urma servicii asigurate
Furnizorul extern de servicii trebuie să coordoneze în prealabil locațiile implicate în vizita la fabrică cu partenerii de proiect.
Asigurare locatie evenimente, astfel :
- Amenajare locaţie (inclusiv asigurarea echipamentului tethnic necesar dacă se impune);
- Primirea si inregistrarea participantilor
- Tipărire și distribuire materiale specifice evenimentelor;
- Distribuire materiale de promovare funizate de beneficiar
- Coordonarea desfasurarii evenimentului
- Asigurare masa pranz participanti
- Realizare fotografii eveniment
- Realizare raport eveniment
Pentru a consolida caracterul transfrontalier al activității, trebuie să se asigure că cel puțin 20% dintre participanți sunt din Ungaria.
- Târguri de locuri de muncă
- Organizarea a 4 târguri de locuri de muncă pe perioada implementării proiectului.
- Furnizarea de stand și înregistrare electronică pentru 25 de expozanți/ocazie, asigurarea înscrierii la fața locului pentru participanți pe toată durata evenimentului.
Efectuarea sarcinilor administrative ale programului astfel :
- Redactează agenda evenimentului
- Expediere invitaţii către potenţialii participanţi;
- Amenajare locaţie (inclusiv asigurarea echipamentului tethnic necesar dacă se impune);
- Asigură mediatizarea evenimentului ( presă scrisă sau online)
- Primirea si inregistrarea participantilor
- Editare si tiparire liste de participanti
- Tipărire și distribuire materiale specifice evenimentelor;
- Distribuire materiale de promovare funizate de beneficiar
- Coordonarea desfasurarii evenimentului
- Moderarea desfășurării evenimentului
- Asigurare masa pranz participanti
- Realizare fotografii eveniment
- Realizare raport eveniment, inclusiv monitorizarea aparițiilor media
- Organizarea a 2 discuții tematice sau prelegeri despre procesul de căutare a unui loc de muncă și/sau provocări locale/transfrontaliere ale pieței muncii în cadrul evenimentului.
- Asigurarea catering pentru minim 25 persoane/eveniment, astfel :
- 1 pauza cafea /zi; pauza de cafea va include: cafea (o cafea de persoana/pauza, mm. 250 ml), ceai (mm. 300 ml), zahar/indulcitor,lapte, apa plata si minerala (0,5 1/persoana);
- Bufet suedez cu produse calde si reci, diversificate inclusiv vegetariene Si desert, inclusiv bauturi apa plata si mineral.
- Produsele oferite trebuie să fie proaspete și suficiente pentru numărul estimat de participanți la eveniment.
- Debarasarea, strangerea si eliminarea deseurilor rezultate in urma servicii asigurate
- Alcătuirea unei publicații expoziționale în exemplare electronice și tipărite (200 bilingve, 12 pagini, publicație format A5).
Pentru a consolida caracterul transfrontalier al activității, ar trebui să se asigure că cel puțin 20% dintre participanți din Ungaria.
Toate costurile legate de implementarea contractului, cum ar fi: onorariile experţilor, cheltuieli de transport, cheltuieli de comunicaţii, cheltuieli administrative şi indirecte etc.; cheltuieli cu facilităţile suport puse la dispoziţia beneficiarului in scopul realizării activităţilor propuse vor fi incluse de către ofertant in pretul ofertat.
Niciun echipament nu va fi achiziţionat în numele beneficiarului ca parte a acestui contract sau transferat acestuia la sfârşitul acestui contract. Ofertantul trebuie să dispună de propriul echipament necesar pentru buna derulare a acestui contract (sistem de sonorizare, videoproiector, ecran de proiectie, laptop, imprimante, copiatoare, telefoane mobile,etc.)
Pentru echipamentele specifice, operatorul economic va prezenta în oferta tehnică cel puţin următoarele elemente:
✓ Descrierea tipurilor de echipamente tehnice pe care le propune
✓ Măsurile de natură organizatorică pe care le propune pentru furnizarea echipamentelor
✓ Standardele în care se încadrează echipamentele propuse ( descriere tehnica a echipamentelor)
Operatorul economic va prezenta în oferta tehnică cel puţin următoarele elemente:
✓ Capacitatea maximă a sălii oferite (număr de locuri şi suprafaţă)
✓ Configuraţia sălii (dacă mobilierul aferent poate fi aranjat astfel încât să răspundă cerinţelor privind activităţile care se vor desfăşura).
✓ Dotarea cu aer condiţionat/ventilaţie reglabile
Toate costurile legate de participarea resurselor umane la evenimente (deplasare, cazare, diurna, onorarii etc) revin prestatorului, asa cum reiese din oferta financiara prezentata.
Expertii speaker vor fi propusi astfel incat sa detina experienta relevanta in organizarea unor astfel de evenimente si in sustinerea de prezentari in domeniile propuse in proiect.
Prețul serviciilor include toate costurile asociate serviciului ofertantului, inclusiv:
- asigurarea salilor/ locurilor de intalnire pentru fiecare eveniment
- speakerii pentru fiecare tematica propusa
- catering – pauza de cafea și masa de pranz/cina, constand in 2 feluri de mancare, apa/suc si cafea/ceai,
- transportul participantilor la locul intalnirii,
- pregătirea intalnirilor si echipamentul necesar
- materialele tipărite și electronice aferente tematicilor sustinute.
Toate costurile legate de implementarea contractului, cum ar fi: onorariile experţilor, cheltuieli de transport, cheltuieli de comunicaţii, cheltuieli administrative şi indirecte etc.; cheltuieli cu facilităţile suport puse la dispoziţia beneficiarului in scopul realizării activităţilor propuse vor fi incluse de către ofertant in pretul ofertat.
Niciun echipament nu va fi achiziţionat în numele beneficiarului ca parte a acestui contract sau transferat acestuia la sfârşitul acestui contract. Ofertantul trebuie să dispună de propriul echipament necesar pentru buna derulare a acestui contract (laptopuri, PC-un, software, imprimante, copiatoare, telefoane mobile,etc.)
Toate costurile legate de participarea resurselor umane la evenimente (deplasare, cazare, diurna, onorarii etc) revin prestatorului, asa cum reiese din oferta financiara prezentata.
Expertii speaker vor fi propusi astfel incat sa detina experienta relevanta in organizarea unor astfel de evenimente si in sustinerea de prezentari in domeniile propuse in proiect.
Prețul serviciilor include toate costurile asociate serviciului ofertantului, inclusiv:
- asigurarea salilor/ locurilor de intalnire pentru fiecare seminar,
- speakerii pentru fiecare tematica propusa
- catering – o masa de pranz/cina, constand in 2 feluri de mancare, apa/suc si cafea/ceai,
- transportul participantilor la locul intalnirii,
- pregătirea intalnirilor si echipamentul necesar ,
- materialele tipărite și electronice aferente tematicilor sustinute.
- Graficul de livrare al serviciilor
Prioritizarea activităţilor si graficul de realizare a acestora se va realiza împreună şi cu acordul
beneficiarului si se va concretiza in Planul de executie ce va fi agreat si semnat de ambele parti in prima intalnire de dupa semnarea contractului.
- Receptia serviciilor
Plata facturii se va efectua prin ordin de plată în maxim 5 de zile de la data emiterii acesteia. Aceasta va fi emisă numai după semnarea de către părțile contractante a procesului verbal de recepție al serviciilor, respectându-se prețurile din contract.
Ofertantul are obligatia să întocmească rapoarte de eveniment pentru fiecare eveniment si vor fi predate beneficiarului in baza procesului verbal de receptie la fiecare factura emisa, rapoarte care vor respecta cerintele de intocmire stabilite prin caietul de sarcini
- Criteriul de atribuire
Criteriul de atribuire: prețul cel mai scăzut.
- Modul de prezentare al ofertei
– oferta depusă trebuie să cuprindă toate serviciile solicitate de către achizitor.
– oferta va conține:
– propunerea tehnică: ofertantul va elabora propunerea tehnică astfel încât aceasta să respecte în totalitate cerințele obligatorii prevăzute în cererea de ofertă; în acest sens operatorul economic va prezenta o descrierea a serviciilor ofertate si o dovada a experienței anterioare în organizarea de evenimente.
– propunerea financiară: ofertantul va prezenta în propunerea financiară prețul ofertei, care va include toate costurile necesare furnizării serviciilor si va fi exprimat în lei, fără TVA.
Depunerea ofertei: Termenul limită de depunere a ofertelor va fi 26.11.2021, orele 16:00. Depunerea se consideră valabila la sediul CCIASM din Satu Mare, str. Decebal nr. 4, et. II, Secretariat, sau prin e-mail trimis maxim la data de 26.11.2021 orele 16:00 la adresa cameradecomert.satumare@yahoo.com.
Toate documentele întocmite de către ofertant cu scopul participării la procedura de achiziție publică, vor fi elaborate în limba română. Oferta va conține: Propunerea tehnică, Propunerea financiară. Perioada minimă pe parcursul căreia ofertantul trebuie să își mențină oferta(de la termenul limită de depunere a ofertelor) – 30 de zile.
- Solicitare clarificări
Solicitările de clarificărivor fi adresate de operatorii economici pe email, la adresa cameradecomert.satumare@yahoo.comcu maxim 4 zile înainte de data limită de depunere a ofertelor. Răspunsul la solicitările de clarificări vor fi transmise de către cameradecomert.satumare@yahoo.com, Camera de Comert si Industrie Satu Mare, pe email, în maxim 2 zile, operatorilor economici.
Anexe:
Anexa 1 – Formularul de ofertă Oferta Firma
Anexa 2 – Declaratie evitare conflict de interese Declaratie conflict de interese
Anexele de mai sus nu sunt limitative, funcție de obiectul achiziției, achizitorul le poate completa.
Întocmit,
Bucurestean ALin
